Ablauf und Handelsregister: Fristen, Kosten und woran es wirklich hängt

Auf dem Papier ist eine Schweizer Gründung ein kurzer Weg: Name prüfen, Statuten beurkunden, Kapital einzahlen, anmelden, eingetragen. In der Wirklichkeit entscheidet der Kanton über Wochen, und die häufigsten Verzögerungen entstehen nicht beim Amt, sondern an Übergängen: zwischen Bank und Notariat, zwischen ausländischer Beglaubigung und Schweizer Register.

Erst der Name, und zwar ernsthaft

Der Firmenname muss sich von allen in der Schweiz bereits eingetragenen Firmen deutlich unterscheiden, landesweit, nicht nur im Kanton. Er darf nicht täuschen, und er muss den Rechtsformzusatz tragen. Geprüft wird das vom Handelsregisteramt erst bei der Anmeldung, und eine Rückweisung wegen des Namens wirft die Gründung um Wochen zurück, weil Statuten und Beurkundung den Namen bereits tragen.

Deshalb gehört an den Anfang, was eine Minute kostet: den Wunschnamen im zentralen Firmenindex Zefix suchen, samt naheliegender Varianten. Bei irgendeiner Nähe zu bestehenden Firmen oder Marken lohnt die unverbindliche Vorprüfung beim Handelsregisteramt, bevor das Notariat beauftragt wird.

Eine zweite Namensfalle ist unscheinbarer und kommt später: Der Name auf der Kapitaleinzahlungsbestätigung der Bank muss exakt dem Namen in den Statuten entsprechen. Ein abweichender Bindestrich, eine fehlende Rechtsformabkürzung, und das Registeramt akzeptiert die Bescheinigung nicht. Die Bank stellt neu aus, und das kostet erfahrungsgemäss eine Woche.

Der Weg in fünf Stationen

1. Unterlagen und Struktur festlegen. Beteiligte, Zeichnungsrechte, Sitz, Statuteninhalt. Wer keine Person mit Schweizer Wohnsitz in der Führung hat, bekommt hier das Problem, das unter GmbH oder AG beschrieben ist.
2. Kapitaleinzahlungskonto eröffnen und einzahlen. Der Schritt mit der grössten Streuung zwischen Banken, im Detail unter Kapitaleinzahlungskonto.
3. Öffentliche Beurkundung. GmbH wie AG entstehen beim Notariat, daran führt kein Weg vorbei, auch 2026 nicht digital: das Gesetz für elektronische Urkunden ist beschlossen, aber nicht in Kraft. Präsenz, Ausweise, bei ausländischen Dokumenten Apostille.
4. Anmeldung beim Handelsregisteramt mit Errichtungsurkunde, Statuten, Wahlannahmeerklärungen, Bankbescheinigung, gegebenenfalls Domizilhaltererklärung.
5. Eintrag und Publikation. Mit dem Eintrag existiert die Gesellschaft, die Bank gibt das Kapital frei, und die Anmeldungen für AHV, Mehrwertsteuer und Unfallversicherung schliessen an. Das Online-Portal EasyGov des Bundes bündelt diese Anmeldungen in einem Durchgang.

Was es beim Staat kostet: weniger, als überall steht

Die Handelsregistergebühr für die Neueintragung einer GmbH oder AG ist eine Pauschale von 420 Franken. Ein Einzelunternehmen kostet 80 Franken. Dazu kommen Kleinbeträge, etwa 20 Franken je eingetragener Person.

Wer im Netz recherchiert, findet hartnäckig die Angabe von 600 Franken, teils auf amtlichen Seiten. Das ist der Stand einer Gebührenordnung, die seit 2021 aufgehoben ist. Die alten, kapitalabhängigen Ansätze gelten nicht mehr; die Pauschale gilt unabhängig von der Kapitalhöhe.

Die echten Kosten liegen daneben: Notariat und Beratung zusammen machen bei einer GmbH realistisch 1 300 bis 3 100 Franken Fremdkosten aus, bei der AG mehr. Die Spannen streuen stark nach Kanton: in Zug und Schwyz wird eine einfache GmbH-Gründung regelmässig für 1 200 bis 2 200 Franken abgewickelt, in Zürich und Bern eher für 1 800 bis 3 200, in Genf und Waadt darüber.

Online-Gründungsplattformen drücken den Preis erheblich, teils bis auf null, weil Banken und Versicherungen die Pauschale subventionieren und dafür den Neukunden bekommen. Das Modell ist legitim und weit verbreitet; man sollte nur wissen, dass die „Gratisgründung" mit einer Kontoeröffnung oder Versicherungsofferte bezahlt wird. Für Standardfälle funktioniert das. Kein Standardfall ist eine Gründung mit Sacheinlagen, ausländischen Strukturen oder Pauschalbesteuerungs-Bezug; dafür ist die Plattform das falsche Werkzeug.

Wie lange es dauert: der Kanton ist die Variable

Zwischen Beurkundung und Eintrag liegt die Bearbeitungszeit des Handelsregisteramts, und sie streut enorm. Branchenmessungen über tausende Gründungen zeigen für das Frühjahr 2025 Mediane von rund 6 bis 7 Tagen in Schwyz, Glarus, Uri und Appenzell Ausserrhoden, 12 bis 13 Tagen in Zug und Zürich, und über 40 Tagen im Thurgau, dem konstanten Schlusslicht.

Dazu kommen drei Praxisregeln aus dem Feld:

• Die meisten Kantone kennen einen Express-Zuschlag von rund 150 Franken, der die Prüfung auf wenige Tage beschleunigt. Zürich bietet keinen Express.
• Juni und Dezember sind Stauzeiten, weil alle vor Halbjahr und Jahresende fertig werden wollen. Wer den Eintrag zum Stichtag braucht, plant einen Monat Vorlauf.
• Elektronische Einreichung ist schneller als Papier, in Zürich etwa fünf bis zehn Arbeitstage gegen zehn bis zwanzig.

Realistisch von erster Unterlage bis zur handlungsfähigen Gesellschaft: drei bis vier Wochen. Schneller geht es im Einzelfall, aber wer sein Geschäftsmodell auf „in einer Woche operativ" baut, plant gegen die Statistik.

Die Adresse: c/o funktioniert, aber sie kostet Vertrauen

Die Gesellschaft braucht ein Rechtsdomizil am Sitz. Eine c/o-Adresse ist zulässig, verlangt aber die Erklärung des Domizilhalters als Beleg. Zwei Dinge dazu, die im Prospekt des Domizil-Anbieters nicht stehen: Banken und Geschäftspartner begegnen reinen c/o-Adressen mit spürbar mehr Zurückhaltung, gerade beim Konto-Onboarding. Und wer gegenüber dem Amt eigene Büros angibt, wo nur ein Briefkasten ist, macht falsche Angaben mit strafrechtlichen Folgen. Wer ohnehin selbst zuzieht, nimmt als Erstdomizil die eigene Wohnadresse und erspart sich beides.

Übersicht: die typischen Verzögerer

Nach dem Eintrag geht es dort weiter, wo die meisten Checklisten aufhören: beim Geschäftskonto und bei Lohn, Dividende und Mehrwertsteuer.

Diese Seite ist allgemeine Information. Gebühren, Bearbeitungszeiten und kantonale Anforderungen ändern sich; massgeblich ist die Auskunft des zuständigen Handelsregisteramts.