Der Unterschied zur Schweiz liegt nicht im Formular, sondern in der Entfernung

In der Schweiz ist ein neuer Pass eine Verwaltungsformalität. Antrag online, Termin beim kantonalen Passbüro, zehn Arbeitstage später liegt das Dokument im Briefkasten. Wer im Ausland lebt, erlebt denselben Vorgang völlig anders, und der Grund ist ein einziger Satz aus dem Verfahren: Die biometrischen Daten müssen persönlich erfasst werden, und das kann nur eine Stelle, die dafür ausgerüstet ist.

Im Inland ist diese Stelle eine halbe Stunde entfernt. Im Ausland ist es die zuständige Schweizer Vertretung, und die kann in einem anderen Land liegen. Alles, was an der Passerneuerung im Ausland schwierig ist, folgt aus diesem Punkt.

Wer zuständig ist

Zuständig ist die schweizerische Botschaft oder das schweizerische Konsulat des Landes, in dem Du lebst. Voraussetzung ist, dass Du dort als Auslandschweizerin oder Auslandschweizer angemeldet bist. Wer nach dem Wegzug die Anmeldung bei der Vertretung nie vorgenommen hat, klärt das zuerst, sonst hat der Antrag keine zuständige Stelle.

Bestellt wird auf zwei Wegen: online über die Antragsplattform des Bundes oder telefonisch bei der zuständigen Vertretung. Nach der Prüfung des Antrags wirst Du zur Erfassung der biometrischen Daten eingeladen.

Die Anmeldung im Auslandschweizerregister ist die Vorbedingung

Wer den Wohnsitz in der Schweiz aufgibt, meldet sich innerhalb von 90 Tagen nach der Abmeldung bei der Wohngemeinde bei der zuständigen schweizerischen Vertretung an. Die Daten gehen ins Auslandschweizerregister, und dieses Register ist die Grundlage dafür, dass eine Vertretung für Dich konsularisch überhaupt zuständig wird.

Die Anmeldung eines Elternteils erfasst die minderjährigen Kinder mit, für die er die elterliche Sorge hat. Werden diese Kinder im Ausland volljährig, fordert die Vertretung sie auf, den eigenen Eintrag zu bestätigen. Bleibt diese Bestätigung aus, steht ein junger Erwachsener beim ersten eigenen Passantrag ohne gültigen Registereintrag da, und das Verfahren beginnt mit einer Nachmeldung statt mit einem Termin.

Der zweite häufige Fehler ist die Adresse. Ein Umzug innerhalb des Gastlandes gehört der Vertretung gemeldet, und zwar nicht nur der Ordnung halber: Über diese Adresse läuft die Korrespondenz zum Antrag, und in mehreren Ländern auch der Versand des fertigen Dokuments.

Die biometrische Erfassung ist der eigentliche Engpass

Der Chip im Pass enthält Gesichtsbild und Fingerabdrücke. Diese Daten nehmen entweder die kantonalen Behörden in der Schweiz oder die schweizerische Vertretung im Ausland auf. Das Bild wird dabei in der Regel gleich vor Ort gemacht.

Der Haken: Nicht jede Botschaft und nicht jedes Generalkonsulat verfügt über einen biometrischen Erfassungsdienst. Das Aussendepartement betreibt für diese Lücke rund zwei Dutzend mobile Erfassungsstationen, die in Länder ohne eigene Ausrüstung reisen. Wo weder das eine noch das andere greift, bleiben zwei Wege: nach vorheriger Terminvereinbarung eine andere, entsprechend ausgerüstete Vertretung aufsuchen, oder die Erfassung bei einem ohnehin geplanten Aufenthalt in der Schweiz erledigen.

Für Auslandschweizer in grossen oder schwierig erreichbaren Ländern heisst das im Klartext: Die Erneuerung des Passes ist keine Behördenangelegenheit, sondern eine Reiseplanung. Wer in einem Land ohne Erfassungsdienst lebt, rechnet mit einer Flugstrecke, einer Übernachtung und einem Tag Zeit, und das für ein Dokument, das er nur alle zehn Jahre braucht. Diese Rechnung gehört in die Entscheidung, wann Du erneuerst, und sie ist der Hauptgrund, es früh zu tun.

Praktisch: Frage bei der für Dich zuständigen Vertretung nicht nur nach einem Termin, sondern zuerst danach, ob sie überhaupt biometrisch erfasst und ob und wann eine mobile Station in Dein Land kommt. Diese beiden Antworten bestimmen den ganzen Zeitplan.

Wie lange es dauert

Die offizielle Erwartung des Bundes trennt sauber zwischen Inland und Ausland:

Wohnsitz Erwartete Dauer bis zum Erhalt
Schweiz rund 10 Arbeitstage
Ausland rund 30 Tage

Diese 30 Tage laufen ab der biometrischen Erfassung, nicht ab der Bestellung. Die Herstellung selbst dauert typischerweise zwei bis vier Wochen, danach kommt der Versand an die zuständige Vertretung dazu, sodass in der Praxis vier bis sechs Wochen zwischen Termin und Abholung liegen können. Die Wartezeit auf den Erfassungstermin ist in keiner dieser Zahlen enthalten, und genau sie ist an vielen Vertretungen der längste Teil.

Die belastbare Faustregel lautet deshalb: Wer den Pass in einem halben Jahr braucht, fängt heute an.

Gültigkeit, und was mit abgelaufenen Ausweisen passiert

Pass und Identitätskarte sind für Erwachsene zehn Jahre gültig, für Kinder und Jugendliche bis zum vollendeten 18. Lebensjahr fünf Jahre.

Wichtig für alle, die es aus früheren Jahrzehnten anders kennen: Ein abgelaufener Ausweis lässt sich nicht mehr verlängern. Es gibt nur die Neubestellung, mit vollem Verfahren und voller Gebühr. Der abgelaufene Pass ist damit kein Ausgangspunkt, sondern nur noch ein Beleg.

Kinder, und warum sie eigene Dokumente brauchen

Kinder können vom Tag der Geburt an einen eigenen Pass und eine eigene Identitätskarte bekommen. Ein Eintrag im Ausweis der Eltern ist nicht möglich. Für Familien im Ausland heisst das: Jedes Kind ist ein eigener Antrag, ein eigener Termin und eine eigene Gebühr, und die Fünfjahresfrist läuft für jedes Kind anders als für die Eltern.

Drei Punkte, die in der Praxis regelmässig übersehen werden:

  • Fingerabdrücke werden erst ab zwölf Jahren gespeichert. Für jüngere Kinder ist die Erfassung entsprechend kürzer, der persönliche Termin bleibt trotzdem nötig.
  • Ab sieben Jahren unterschreiben Kinder ihren Ausweis selbst.
  • Ab achtzehn muss die Tochter oder der Sohn den Ausweis selbst bestellen. Der Antrag der Eltern ist dann nicht mehr zulässig.

Bei gemeinsamem Sorgerecht genügt in der Regel die Unterschrift eines Elternteils, einzelne Kantone verlangen jedoch beide. Wo das Sorgerecht schwer nachzuweisen ist, etwa bei getrennten Wohnsitzen, wird zusätzlich die Zustimmung des anderen Elternteils verlangt.

Was es kostet

Die Gebühren für im Ausland ausgestellte Ausweise entsprechen den Schweizer Ansätzen, umgerechnet in die lokale Währung.

Identitätskarte Pass Kombiangebot Pass und ID Provisorischer Pass
Erwachsene 65 CHF zzgl. 5 CHF Porto 140 CHF zzgl. 5 CHF Porto 148 CHF zzgl. 10 CHF Porto mindestens 100 CHF
Kinder und Jugendliche bis 18 30 CHF zzgl. 5 CHF Porto 60 CHF zzgl. 5 CHF Porto 68 CHF zzgl. 10 CHF Porto mindestens 100 CHF

Das Kombiangebot ist der einzige echte Sparhebel im Verfahren. Pass und Identitätskarte zusammen kosten für Erwachsene 148 statt 205 CHF, und weil beide Dokumente an derselben Erfassung hängen, kostet die zweite Karte auch keinen zweiten Termin. Wer im Ausland lebt und ohnehin anreisen muss, bestellt praktisch immer beides.

Pass oder Identitätskarte, und warum die Frage im Ausland anders steht

In der Schweiz ist die Identitätskarte das Alltagsdokument und der Pass die Reisereserve. Im Ausland dreht sich das um.

Die Identitätskarte trägt keinen Chip und ist als Reisedokument auf einen begrenzten Kreis von Staaten beschränkt, im Wesentlichen den europäischen Raum. Ausserhalb davon ist der Pass das einzige Dokument, das Dich über eine Grenze bringt. Wer in Asien, Amerika oder Afrika lebt, braucht also in jedem Fall den Pass, und die Identitätskarte ist die Zweitausfertigung für den europäischen Verkehr und für Situationen, in denen Du einen Ausweis hinterlegen musst und den Pass behalten willst.

Genau daraus folgt der praktische Rat weiter unten: Im Ausland bestellt man in aller Regel beides, weil der teure Teil des Vorgangs nicht die Gebühr ist, sondern der Weg zur Erfassung.

Der provisorische Pass, und was er nicht kann

In begründeten dringenden Fällen stellt die Vertretung einen provisorischen Pass aus. Er löst das Zeitproblem, aber er löst es unvollständig, und die Einschränkungen gehören vor die Entscheidung:

  • Er ist nicht biometrisch und enthält keinen Chip.
  • Er wird deshalb nicht von allen Staaten anerkannt. Vor der Buchung ist die Einreisebestimmung des Ziellands zu prüfen, nicht danach.
  • Er gilt nur für die Dauer der Reise und höchstens zwölf Monate.
  • Er kostet mindestens 100 CHF, am Flughafen ausgestellt mindestens 150 CHF, und er ersetzt die reguläre Bestellung nicht, sondern kommt zu ihr hinzu.

Als Notlösung ist er richtig. Als Plan ist er teuer.

Reisen, während der Pass abläuft

Zwei Regeln kollidieren hier regelmässig mit der Erwartung der Reisenden.

Erstens verlangen zahlreiche Staaten, dass der Pass nach der geplanten Ausreise noch mindestens sechs Monate gültig ist. Ein Pass, der in fünf Monaten abläuft, ist für diese Länder bereits heute unbrauchbar. Die faktische Restlaufzeit eines Schweizer Passes ist also neuneinhalb Jahre, nicht zehn.

Zweitens erlauben einige EU- und EWR-Staaten die Einreise mit einem bis zu fünf Jahre abgelaufenen Schweizer Pass. Das ist rechtlich zutreffend und praktisch unzuverlässig: Am Schalter entscheidet die Grenzbeamtin, nicht die Regel, und Fluggesellschaften prüfen beim Boarding nach eigenen Vorgaben. Ein abgelaufener Ausweis ist ein Rechtsanspruch, kein Beförderungsanspruch.

Verlust und Diebstahl

Geht der Ausweis im Ausland verloren oder wird er gestohlen, läuft der Weg über die Anzeige bei der örtlichen Polizei und die Meldung an die zuständige Vertretung. Der verlorene Ausweis wird gesperrt, und ein gesperrter Ausweis bleibt gesperrt, auch wenn er wieder auftaucht. Wer danach reisen muss, landet regelmässig beim provisorischen Pass mit allen oben genannten Einschränkungen.

Was Du vorher regelst, damit es später nicht klemmt

  • Anmeldung bei der Vertretung prüfen. Ohne sie beginnt das Verfahren nicht. Adressänderungen im Ausland gehören ebenfalls dorthin gemeldet.
  • Ablaufdatum minus zwölf Monate in den Kalender. Nicht minus drei. Die Wartezeit auf den Erfassungstermin ist der unkalkulierbare Teil.
  • Erfassungsfähigkeit der Vertretung klären, bevor Du planst. Danach richtet sich, ob Du einen Termin buchst oder eine Reise.
  • Pass und Identitätskarte zusammen bestellen. Ein Termin, ein Weg, deutlich weniger Gebühr.
  • Jedes Kind einzeln planen. Eigene Frist, eigener Antrag, ab achtzehn nicht mehr durch die Eltern.
  • Reisen mit Restlaufzeit unter sechs Monaten vermeiden, oder vorher die Einreiseregel des Ziellands nachlesen.

Wo dieser Vorgang in eine grössere Planung gehört

Der Ausweis ist die sichtbarste, aber nicht die wichtigste Verbindung zur Schweiz. Wer über Wohnsitz, Ansässigkeit und Steuerpflicht nachdenkt, findet die tragenden Fragen an anderer Stelle: bei der Ansässigkeit und dem Doppelbesteuerungsabkommen, bei der Anmeldung und den ersten Schritten für den umgekehrten Weg zurück in die Schweiz, und beim Schweizer Bürgerrecht für alle, die den Pass nicht erneuern, sondern erst erwerben wollen.